Ciclo de Facturación a Aseguradoras

El ciclo de facturación a aseguradoras es la forma en que tu centro cobra a las ARS. Reúne los servicios prestados a pacientes asegurados y genera una factura global a cada compañía. El ciclo puede ejecutarse de forma automática o manual, según el período acordado con cada aseguradora.

Si quieres recorrerlo paso a paso, sigue la tarea Facturar a una ARS.

¿Cuáles son las etapas del ciclo de facturación a aseguradoras?

1. Atención al paciente asegurado

Cuando atiendes a un paciente con seguro:

1. Se registra la visita o consulta en el sistema.
2. Se crea la factura de servicios con Factura a Aseguradora activado.
3. El sistema aplica el porcentaje de cobertura del plan.
4. La factura queda registrada como pendiente de cobro a la aseguradora.

2. Acumulación de servicios

Durante el período de facturación, el sistema acumula todas las facturas marcadas para cobro a la aseguradora. El período suele ser mensual, aunque puede variar. Cada factura individual tiene:

• Número de póliza del paciente.
• Servicios prestados con sus códigos.
• Porcentajes de cobertura aplicados.
• Monto que corresponde al seguro.

3. Factura consolidada a la aseguradora

Al finalizar el período:

1. El sistema identifica todas las facturas pendientes de cobro con esa aseguradora.
2. Genera una factura consolidada a nombre de la aseguradora con el total acumulado.
3. La factura incluye el detalle de cada paciente y cada servicio cubierto.
4. Puedes imprimir esta factura global o enviarla a la aseguradora.

4. Cobro y conciliación

Cuando la aseguradora paga:

1. Se registra el pago en la factura consolidada.
2. El sistema marca como cobrados los servicios cubiertos.
3. Cualquier diferencia o glosa (rechazo parcial) se ajusta con notas de crédito.

¿Cómo se configura el período de facturación de cada aseguradora?

El período de facturación se configura por aseguradora: mensual, quincenal o semanal. Esta configuración determina cuándo se generan las facturas consolidadas.

¿Qué necesitas para que el ciclo funcione?

1. Pacientes con seguro registrado: la aseguradora y el número de póliza deben estar en la ficha del paciente.
2. Facturas marcadas correctamente: cada factura de servicio debe tener activado Factura a Aseguradora.
3. Coberturas configuradas: los porcentajes de cobertura por servicio deben estar definidos en el plan (ver Aseguradoras, planes y coberturas).

¿Qué informes puedes entregar a la aseguradora?

Listado de servicios prestados

Detalle de todos los servicios brindados a los asegurados en el período:

• Nombre y número de póliza del paciente.
• Fecha del servicio.
• Código y descripción del servicio.
• Monto total y monto cubierto por el seguro.

Resumen por tipo de servicio

Agrupa los servicios por categoría para facilitar la revisión de la aseguradora.

Factura global

Documento formal de cobro a la aseguradora con todos los servicios del período.

¿Cómo manejo una glosa o rechazo de la ARS?

Una glosa ocurre cuando la aseguradora rechaza o ajusta parcialmente el pago de un servicio.

1. Identifica las facturas individuales afectadas.
2. Emite una Nota de Crédito por el monto rechazado (ver Notas de crédito y débito).
3. Define si el monto rechazado se transfiere al paciente o se absorbe como pérdida.
4. Registra el ajuste en el sistema.

¿Cómo consulto las cuentas por cobrar a aseguradoras?

Desde el menú BI & Reportes consultas en tiempo real:

• Total pendiente de cobro por aseguradora.
• Antigüedad de los saldos (30, 60, 90+ días).
• Historial de pagos recibidos por aseguradora.
• Tasa de glosas por servicio.

¿Qué más debes tener en cuenta?

• El ciclo depende del módulo de Aseguradoras, Planes y Coberturas. Configura bien las coberturas antes de iniciar el ciclo.
• Cada aseguradora puede tener condiciones de facturación diferentes. Consulta el contrato vigente con cada compañía.
• Las facturas a aseguradoras con comprobante fiscal electrónico (e-CF) deben cumplir los requisitos de la DGII (ver Facturación electrónica e-CF).